Indkaldelse til generalforsamling

Vi skal nøje overholde en bestem procedure til indkaldelse af generalforsamling. Proceduren er præciseret i vedtægterne. Hvis vi laver en fodfejl, kan dirigenten erklære generalforsamlingen for ulovlig, og så må vi forfra.

Generalforsamlingen er altid den sidste tirsdag i februar.

Fremgangsmåde

Efter generalforsamlingen

Umiddelbart efter generalforsamlingen er der to opgaver:

1. Bestil fælleslokalet til næste generalforsamling i klubhuskalenderen (fælles for alle foreninger i Maritimt Center - klik her)
2. Opret generalforsamlingen som en begivenhed i klubbens kalender. Generalforsamlingen kommer nu frem på kalenderen på klubbens hjemmeside.

Når du opretter generalforsamlingen som en begivenhed i klubbens kalender kan du ved samme lejlighed tilføje dagsorden. Dagsorden fremgår af vedtægterne. Så kan man altid sige, at generalforsamlingen er indkaldt i god tid.

I kan vælge at oprette en begivenhed på klubbens Fanpage, så omverden kan se, hvornår vi har generalforsamling.

Inden deadline for indsendelse af forslag til dagsorden

Tre uger og senest 2 uger plus 1 dag skal du sende en mail til samtlige medlemmer, hvor du gør opmærksom på sidste frist for indsendelse af forslag til generalforsamling.

Næstsidste bestyrelsesmøde inden generalforsamlingen

Ofte har bestyrelsen det næstsidste møde i december. På mødet skal bestyrelsen tage højde for følgende:

1. Få fastlagt hvem, som ønsker at fortsætte, og hvem, som ønsker at udtræde eller ikke genopstiller.
2. Få lagt en plan for at finde eventuelle erstatning for bestyrelsesmedlemmer, der ikke ønsker at fortsætte (Skal vi søge efter bestemte kompetencer?).
3. Præcisere næste møde, der er senest en uge inden generalforsamlingen.
4. Oplys bestyrelsesmedlemmerne om faste punkter på dette møde:
   1. Godkende regnskab.
   2. Godkende budget, der er udarbejdet på grundlag af regnskabet og kommende års planlagte aktiviteter og anskaffelser.
   3. Hvad skal de kommende kontingentsatser være.
   4. Afklare holdning til indkomne forslag.
5. Indkald til generalforsamling
   1. Send mail til samtlige medlemmer med dagsorden, som er kopieret fra vedtægterne. Der vil være godt, hvis man allerede på dette tidspunkt kan nævne bestyrelsesposterne som er på valg og om det nuværende medlem ønsker genvalg.
   2. Opret et indslag i Facebookgruppe med indkaldelsen til generalforsamling
   3. Opret en indkaldelsen som en nyhed på hjemmesiden.
6. Skal vi have mad inden generalforsamlingen - få opgaven uddelegeret til andre end formanden og kassereren.

Bemærk! Forslag til dagsorden skal være bestyrelsen i hænde senest 2 uger før generalforsamlingen. Det skal fremgå af indkaldelsen.

Sidste bestyrelsesmøde inden generalforsamlingen

Der er følgende aktiviteter:

1. Foreligger alle nødvendige dokumenter.
   1. Beretning fra formanden.
   2. Underskrevet regnskab.
   3. Budget.
   4. Kontingentsatser og argumentation - gælder også uændrede kontingentsatser.
   5. Eventuelle forslag til dagsorden.
   6. Har vi en dirigent?
   7. Har vi en referent?
2. Udsende en mail til samtlige medlemmer med:
   1. En opdateret dagsorden
   2. Indkomne forslag
   3. Beretningen.
   4. Opfordring til at deltage i spisningen inden generalforsamlingen.
3. Har vi tjek på spisning inden generalforsamlingen?
4. Hvem sørger for kage, kaffe med mere (vi henter drikkevarer fra depotet - der er rester fra årsfesten).
5. Hvem køber gaver til afgående bestyrelsesmedlemmer og revisor (to gode flasker vin)

Tidsforbrug

Vi sætter tidsforbruget højt, da du skal udføre mange af opgaverne som en del af bestyrelsesmøderne. Selve indkaldelserne er 3x1½ time.