Vi har sat os for at ligge klubben om fra en bestyrelse, som stort set gør al arbejdet, til en klub med mange grupper, der hver løfter en lille opgave. Processen er startet, men det tager tid og vores hidtidige resultater er begrænset. Der er flyttet opgaver fra formanden til bestyrelsesmedlemmer. Desværre er flere opgaver/aktiviteter stillet i bero, da det indtil videre kniber med opbakningen fra medlemmerne.
Arbejdstitlen er trilogi og DGI vejleder os et stykke af vejen. Omlægningen går ud på at:
- Identificere opgaver i klubben.
- Få beskrevet opgaverne.
- For hver opgave skal vi finde tre medlemmer, som sammen vil løfte opgaven.
Bestyrelsen har sammen med DGI identificeret opgaver i klubben vel vidende, at vi sagtens kan have overset en eller flere opgaver.
Det kniber gevaldigt for bestyrelsen at få beskrevet opgaverne, men formanden vil bruge sin juleferie på denne udfordring.
Oversigten omfatter følgende opgaver
- Ledelse
- Bestyrelsen
- Suppleanter
- Revisor
- Administration
- Kasserer.
- Frivillig minister
- Officials til arrangementer.
- Livreddere.
- Trafikofficials.
- Trænere.
- Medlemmer, der ansvar for en trilogi.
- Kommunikation.
- Lokaler
- Købmand
- Salg.
- Lagerstyring.
- Sponsor
- Klubsponsorer.
- Eventsponsorer.
- Træning
- Svømning
- Cykling
- Landevej
- MTB
- Spinning
- Løb
- Ungdom
- EUT
- Pigegruppen.
- Livredder
- Livredderturnus.
- Livredderprøve
- Arrangementer
- Klubaften Efterår
- Klubaften Forår
- DGI Crossløb.
- Esbjerg Kvindetriatlon.
- Esbjerg Tri
- 1-2-Tri Nysø
- Træningsdag ved Jels Sø.
- Esbjerg Stafetten.
- DM for hold.
- Esbjerg Cross Duatlon
- Mesterskaber
- Klubmesterskab
- Åbenvand
- Enkeltstart
- Løb - Gadeløb/Crossløb samlet i et Parkrun
- Fest for klubbens mestre hos Kommunen.
- Anerkendelser
- Årets atlet.
- Årets ildsjæl.
- Statistikker
Ledelse
Det er Ledelsens primære opgave at sikre, at klubben arbejder og bliver videreudviklet indenfor rammerne, som er udstukket af vedtægterne. Ledelsen består primært af bestyrelsen, som har ansvaret for en daglige drift. Bestyrelsen bliver sekunderet af suppleanter. Suppleanterne deltager bestyrelsesmøder i det omfang, som det er muligt for dem. Suppleanter har i princippet kun taleret, men i praksis tæller deres holdninger med som almindelige stemmer, når bestyrelse skal nå frem til en afgørelse ved afstemning. Ofte taler bestyrelsen sig frem til fælles beslutning. Revisorer skal primært revidere regnskabet, men har også pligt til at informere bestyrelsen om afvigelser fra rammerne, der er udstukket af vedtægterne.
Formanden fremligger på generalforsamlingen, hvad klubben skal arbejde for det kommende år. Generalforsamlingen godkender målene for det kommende år.
Administration
Administrationen er flere trilogier, hvis primære ansvar er at hjælpe bestyrelsen til at op deres mål.
Kassereren
Det er kassererens primære opgave at betale regninger og efterfølgende bogføre udgifterne. Kassereren refunderer indtægter, som klubben af uransagelige årsager vælger at tilbage bebetale. Kassereren er medlem af bestyrelsen og redegør på bestyrelsesmøder for klubbens økonomiske status. Den er altid super.
Frivillig minister
Det er Frivillig Ministerens primære opgave at frivillige i klubben trives godt i deres arbejde for klubben. Det gælder alt fra "aflønning" til kurser og anden videreudvikling. Desuden skal ministeren sikre, at alle frivillige kommer med til årsfesten. De frivillige er klubbens guld.
Kommunikation
Medlemmer i Kommunikation skal sikre at oplysninger hjemmesiden, Facebookgruppe, Facebookfanpage og øvrige sociale medier, hvor både medlemmer og gæster søger information om klubben. Hellere et begrænset sæt kanaler til offentligheden, som er opdateret, fremfor mange, der rammer mange flere mennesker, men hvor risikoen for forældede informationer er tilstede.
Lokaler
Medlemmerne i Lokaler varetager den vigtigste opgave, der er klubben, nemlig reservation af svømmetider og tid andre arrangementer i kommunens lokaler; herunder svømmehaller. De gode svømmetider og svømning på Vitaskolen er klubbens største aktiver.
Købmand
Klubben har et lille lager af forskellige varer; badehætter, puf/rør og tempotrænere, som vi sælger fra hjemmesiden, i svømmehallen eller når vi er ude til arrangementer. Der er købmandens opgave at holde rede på lageret og sørger for udlevering, når et medlem har købt en vare. Når året er slut, skal Købmanden lave en lagerstatus til kasseren. Værdien af lageret indgår klubbens regnskab.
Sponsor
Medlemmer i sponsorgruppen skal skaffe sponsorer til klubbens virke. Det er til den daglige drift eller til arrangementer, som multiatleterne afholder. Sponsorgruppen skal vedlige en folder, der henvender sig til mulige sponsorer. Sponsorater sikrer, at vi afholde underskudsgivende aktiviteter (selv om vi ikke er ret gode til det).
Træning
For de fleste medlemmer er træningen det, som fylder meget og til tider mest i hverdagen, så her burde vi have et super tilbud til vores medlemmer. Træningstrilogien er en paraplytrilogi, der dækker/samler over de forskellige tilbud.
Det kan meget vel være, at vi skal ændre ordet træning til aktiviteter. Bortset fra svømning, så har vi fællestræning med andre klubber.
Svømning
Svømmetrilogien skal planlægge og sikre afviklingen af svømmetræningen både i svømmehallerne og i åben vand. Vi er klar til samarbejde om åben vand svømning. Så har det faktisk været de sidste par år i Nysø.
Cykling
Cykeltrilogien skal planlægge og sikre afviklingen af cykeltræning i klubben. I dag har egentlig kun interval/tempotur om tirsdagen. Vi vil gerne have en længere tur om søndagen. Der er aftalt et samarbejde med SGI Landevej. MTB er et kapitel for sig selv. Her har vi et samarbejde med MTB Esbjerg, hvor vi kan deltage hver søndag.
Løb
Løbetrilogien skal planlægge og sikre afviklingen af løbetræning i klubben. Der er en åbning fra Esbjerg Atletik om samarbejde om torsdagens løb. Der er en overvejende risiko for, at gode løbere skifter klub, når de vokser/løber ud af torsdags træningen.
Ungdom
Ungdomsaktiviteterne er samlet i Esbjerg Ungdomstriatlon; EUT, i første omgang frem til 2020. Vores primære opgave er at fortælle om EUT og yde tilskud til drift og ekstraordinære foranstaltninger. Indtil videre har vi kun ydet tilskud til driften.
Pigegruppen
De er alle mere end 4 år og klarer sig ganske udmærket totalt autonomt. Der er en gruppe, som føler sig lidt mere forpligtet end de øvrige, men det er åbent for alle kvinder i klubben og givetvis også udefra, hvis indholdet ellers er interessent nok, at indkalde til pigeaften. Gruppen er allerede selvsupplerende og uden egentlige regler. Der skal være god mad og godt humør, så kommer resten af sig selv.
Livredder
Der er flere vigtige områder; Livredderbeviser, livredderturnus og livredderprøve. Livredderne er en af klubbens grundpiller og vi skal værne om medlemmerne, som ofre deres egen træning ved at gå på kanten, så vi andre kan svømme/træne.
Livredderbeviser
Vi skal efter hvert livredderprøve sende kopier af livredderbeviserne til kommunen. Kommunen afbooker vores svømmetider, hvis vi ikke har livreddere, med gyldigt bevis.
Livredderturnus
Den primære opgave i livredderturnus er at lave planen for hvem som skal have vagten hvornår. Der er diverse specielle ønsker så som kun torsdag eller kun lørdag morgen dog ikke, når vi har crossløb senere på dagen. Mangler vi livreddere, så skal teamet finde en afløser. Ofte sker det af sig selv gennem livreddernes Facebook gruppe, hvor livredderne bytter vagter.
Fremgangsmåden ved oprettelse af en turnus er følgende:
- Fordel livredderne efter deres primære ønsker. I 2018 er fordelingen:
- Mandag - Kurt
- Onsdag - Tanja (hver 3. uge),
- Torsdag - Christian, Jesper Ditlevsen og Søren Radmer.
- Lørdag morgen - Majbritt, Daniel
- Lørdag eftermiddag - Dean, Poul, Arne og Kim Cool
- Lav et skema, der gælder 3 måneder; Januar-Marts, April-Juni, August-Efterårsferien og Efterårsferien-december.
- Hvis året er slut, så skal vi gemme det forgangne års vagter i arkivet.
- Opdater skemaet på hjemmesiden.
- Opret nyhed i livreddernes facebook gruppe med link til hjemmesiden, hvor det gældende skema findes.
- Send mail ud til livredderne med link til hjemmesiden, hvor det gældende skema findes.
- Hver klar til ændringer og opdatering af skema; herunder søge vikar.
Den nye turnus skal gerne være klar 14 dage før ikrafttrædelsen. Hver opmærksom på ferielukninger og arrangementerne
Livredderprøve
Et livredderbevis er kun gyldigt i et år, så vi har tre prøver i løbet af et år, hvor livredderne kan få fornyet deres bevis. To af gangene er på seminariet, men den sidste er på Vitaskolen. Det er bassinets dybde, der afgør, hvor beviset er gyldigt. prøveaflagt på Vitaskolen gælder kun til Vitaskolen, mens en prøve aflagt på seminariet gælder begge steder. Teamet tager kontakt til livredderen for at finde en dato og efterfølgende bliver livredderne orienteret. Hvis der er ledige pladser, så gælder det om at fiske nye livreddere. Teamet hjælper til med afviklingen af prøven.
Arrangementer
Klubaften - efterår/forår
Vi vil gerne have social aften i fælles lag, hvor vi diskuterer et eller flere relevante emner. Vi kan have besøg af en ekstern foredragsholder eller et medlem, som fortæller om et emne, der berører vedkommende. Vi skal bruge en indkaldelse, reservation af lokale og så noget forplejning. Gruppen kan søge om midler til dækning af udgifter herunder til foredragsholder. Hvis det er væsentlig udgift, så skal gruppen være parat til at opkræve entré,
DGI crossløb
Vi deltager aktiv i serien af crossløb gennem vintersæsonen. Vi deltager i planlægningen sammen med DGI og de øvrige klubber samt afholder et af løbene i serien. Der laves en fælles tilmelding inden sæsonstart, hvor der er søgt tilskud reduktion af deltagergebyr hos bestyrelsen. Når sæsonen er gået i gang skal gruppen sikre kaffe og kage til hvert løb. Den største opgave er vores eget løb. Her skal skaffes tilladelser, officials og såvel opstilling som nedtagning af rute. DGI laver den eksterne reklame, men klubben selv klarer den interne reklame.
Triatlonarrangementer
Vi har to triatlonarrangementer, som er bygget over samme læst; nemlig Esbjerg Triatlon og Esbjerg Kvindetriatlon. Der er lavet en manual.
1-2-Tri i Nysø
Vi har næste afholdt en crosstri i Nysø i Varde, men det blev lagt om til at socialt arrangement grundet manglende interesse. Enkelte ville ikke betale for noget som de bare kunne gøre selv, når de nu engang havde lyst til det. Vi skal måske lade det være ved det og pleje vores samarbejde med MTB Esbjerg.
Træningsdag ved Jels Sø
Vi skal enten have en fin frokost eller god aftensmad alt afhængigt af om træningen er en hverdagsaften eller en søndag. Konceptet er, at man enten cykler til Jels Sø og svømmer eller svømmer og cykler hjem. Nogen cykler både derned og hjem igen. Der er så ment også plads til en løbetur rundt om søen. Der er nogen, som skal tage svømmetøj og skiftetøj med fra Esbjerg til Jels. Hvis Kurt kører frem og tilbage med traileren, så er plads til 8-10 cykler afhængig af hvor mange som skal med i bilen. Normalt løber arrangementet af stablen i juni måned. Vi kan givetvis godt låne foreningshuset, der ligger lige ned til søen.
Fremgangsmåden er:
- Fastlægger en dato.
- Opretter et evnet med tilmelding; herunder hvad man vil træne.
- Lav reklame på afcebook og hjemmeside.
- Aftale mad og drikke.
- Aftale hvem som kører med hvad hvornår; Cykler, tøj, mad og drikkevarer.
Esbjerg Stafetten
Hvert år deltager multiatleterne med flere hold til Esbjerg stafetten, som EFI og Esbjerg Atletik afholder en tirsdag aften i begyndelsen af august. Det er et socialt arrangement, men vi gerne stille med et stærkt hold, som kan drille Esbjerg Atletik. Selve stafetten er 5x5K. Der er mandehold, kvindehold og mixhold. Klubben betaler deltagergebyret, hvis du kommer til start, og stiller ellers kun et krav; nemlig at du stiller op i klubtøj.
Vi medbringer vores telte samt flag og laver en camp, hvor vi mødes inden løbet og efterløbet sammen deler madpakkerne/sandwich.
Fremgangsmåden er:
- Opret event med på hjemmesiden.
- Gør reklame for arrangementet på Facebook og på hjemmesiden.
- Tilmelde og betale for holdene; lav en aftale med kasseren.
- På dagen
- Hent telte og flag hjemme hos Kurt.
- Opstil camp'en.
- Hent løbenumre.
- Udlevere numre til holdansvarlig. Der skal være en holdansvarlig for hvert hold. Ofte vælger man selv den første fra holdet, som kommer for at hente nummer, til at være holdansvarlig.
- Arranger afhentning af madpakker/sandwich.
- Hent madpakker/sandwich.
- Fællesfoto
- Spis og hygge
- Nedtagning af telte og flag.
- Aflevering hos Kurt.
DM for hold
Vi er en social klub, men vi vil også gerne være med i konkurrencer. DM for hold er nemlig en hel anden form for triatlon end den som vi normalt dyrker. I DM for hold skal man på holdet hjælpe hinanden; deltagerne på holdet må gerne ligge på hjul af hinanden undr cyklingen. Der er en væsentlig regel, nemlig at der 45 sekunder mellem første og sidste mand både på vej ind og ud af skiftezonen. Der er 4 mand på hver hold; det er tredjemanden som tæller i målgangen. Det kan godt være at bliver sidst, men vi har det sjovt.
Klubben giver i størrelsesorden 10.000 kroner til arrangementet, som deltagerne så må dele. Klubben betaler dog højst for deltagergebyret.
Fremgangsmåden er:
- Opret event med tilmelding på hjemmesiden. Det er vigtigt, at deltagerne fortælle hvilket hold, som de vil køre på.
- Lav reklame på hjemmeside og Facebook.
- Aftal betaling og tilmelding med kassereren.
- Tilmeld holdene.
- Aftal hvem, som er holdkaptajn.
- På dagen :
- Holdkaptajn henter numre til sit hold.
- Holdkaptajnen udleverer numre til holdet.
- Fælles foto.
- Fælles spisning, hvis det er med i arrangementet. Alternativt kan man aftale en fællesspisning på vej hjem.
- Eventuelt have hentet telte og flag hos Kurt
- Opstilling af telte og flag.
- Nedtagning af telte og flag.
- Aflevering af telte og flag til Kurt
- Dagen efter
- Skrive en artikel til hjemmesiden og til Facebook om arrangementet.
Esbjerg Cross Duatlon
Esbjerg Cross Duatlon er faktisk en af hjørnestene i opbygningen af multiatleterne. I tidernes morgen lavede multiatleterne en cross duatlon cup, som gav et stort tilskud til klubbens økonomi. Arrangementet har ligget i dvale i mange år, men nu er crosstri og mountain bike aktuelle sportsgrene. Det er derfor muligt at vække arrangementet til live sammen med enten MTB Esbjerg eller Tjæreborg Mountain Bike. Multiatleterne har grejet til skiftezone, mens MTB-klubberne har banen. Hvis vi vil Cross Duatlon, så skal vi tage udgangspunkt i stævnemanualen til Esbjerg Tri/kvindetri plus at jeg graver dybt i arkiverne efter yderligere materiale.
Mesterskaber
Klubmesterskab i åbenvand svømning
Vi afholder en hverdagsaften i august måned en åbenvand konkurrence, hvor vi kårer klubbens bedste mandlige og kvindelige åbenvandsvømmer på tværs af aldersgrupper. Der er en vandrepokal til vinderne. I 2018 var det i Nysø på en trekantsbane, der blev svømmet 2 omgange. Der var samlet strandstart, op på land og runde et flag mellem første og anden runde og endelig var der mål på land. Efterfølgende grillpølser og vand samt kaffe og kage. Stor succes.
Fremgangsmåden er:
- Fastlæg en dato for arrangementet.
- Opret event i klubmodul, så vi har en ide om hvor mange som kommer.
- Gøre reklame for arrangementet både på hjemmeside og Facebook.
- Aftal forplejning.
- Aftal kajakker på vandet (Claus Humle og Søren Guldager).
- Aftal rute
- Skaf officials til tidtagning - gør det så enkelt som muligt.
- Aftal tidtagning og skaf remedierne, der skal til.
- Skaf vandrepokalen og få indgraveret navnet på sidste års vinder.
- Hent bøjer (Vitaskolen eller hos Kurt)
- På dagen
- Hent telte, flag og affaldsspande hos Kurt.
- Hent eventuelt grill hos Arne
- Opstil området.
- Afvikle konkurrencen.
- Præmieoverrækkelse og social samvær.
- Nedtag området.
- Aflever grill hos Arne.
- Aflever telte, flag og affaldsspande hos Kurt.
- Aflever eventuelt affald hos Kurt (Dåser i en særskilt pose til genbrug).
- Aflever resultatliste til klubmester-trilogien.
- Dagen efter
- Afregn eventuelle udlæg med kassereren.
Enkelstart på cykel
Klubmesterskabet i Enkeltstart på cykel er et arrangement, som finder sted på absolut sidste tirsdagstræning. Ruten er 2 omgange på intervalruten med start hver minut. Klubben har en klubmester for henholdsvis mænd og kvinder uanset aldersgrupper. Til hver af vinderne er der en vandrepokal, som vinderne har til låns i et år. Der er social hygge med kaffe og kage, mens arrangørerne finder frem til vinderne.
Hidtil har cykeltrænerne og John Cumming været arrangører af enkeltstarten.
Fremgangsmåden er:
- Fastlæg en dato for arrangementet.
- Opret event i klubmodul, så vi har en ide om hvor mange som kommer.
- Gøre reklame for arrangementet både på hjemmeside og Facebook.
- Aftal kaffe og kage.
- Skaf officials til tidtagning - gør det så enkelt som muligt.
- Aftal tidtagning og skaf remedierne, der skal til.
- Skaf vandrepokalen og få indgraveret navnet på sidste års vinder.
- På dagen
- Hent eventuelle telte, flag og affaldsspande hos Kurt.
- Opstil området.
- Afvikle konkurrencen.
- Præmieoverrækkelse og social samvær.
- Nedtag området.
- Aflever telte, flag og affaldsspande hos Kurt.
- Aflever eventuelt affald hos Kurt (Dåser i en særskilt pose til genbrug).
- Aflever resultatliste til klubmester-trilogien.
- Dagen efter
- Afregn eventuelle udlæg med kassereren.
Klubmesterskab i løb
Vi har i 2017 valgt at afholde to løbekonkurrencer; gadeløb og crossløb. Fremover vil kun have et løb; nemlig et Parkrun i Vognbølsparken som vi eventuelt kan garnere med lidt offroad for at tilgodese crossløberne. Ideen er ganske enkelt, at vi udnytte, at Parkrun er gratis og kan mere eller mindre deltage på frihjul. I 2017 var Arne tovholder på arrangementet.
Fremgangsmåden er:
- Fastlæg en dato for arrangementet; helst i foråret (primo maj) nu hvor svømningen er henlagt til august og enkelstart i september-oktober.
- Opret event i klubmodul, så vi har en ide om hvor mange som kommer.
- Gøre reklame for arrangementet både på hjemmeside og Facebook.
- Aftal kaffe og kage. Der skal være kaffe og kage til de øvrige løbere fra Parkrun maksimalt 20 ekstra.
- Skaf officials til tidtagning - gør det så enkelt som muligt.
- Aftal tidtagning og skaf remedierne, der skal til.
- Skaf vandrepokalen og få indgraveret navnet på sidste års vinder.
- På dagen
- Hent eventuelle telte, flag og affaldsspande hos Kurt.
- Opstil området.
- Afvikle konkurrencen.
- Præmieoverrækkelse og social samvær.
- Nedtag området.
- Aflever telte, flag og affaldsspande hos Kurt.
- Aflever eventuelt affald hos Kurt (Dåser i en særskilt pose til genbrug).
- Aflever resultatliste til klubmester-trilogien.
- Dagen efter
- Afregn eventuelle udlæg med kassereren.
Samlede klubmester
Der er kun en og kun en sand klubmester på tværs af køn og alder, men i modsætning til de individuelle konkurrencer; åbenvand, enkeltstart og løb, så opnår deltagerne reduktion i tider med udgangspunkt i alder og køn. Den samlede klubmester er en sammentælling af point, som er opnået fra de individuelle konkurrencer. Vinderen bliver kåret til årsfesten i januar.
Fremgangsmåden er for hver individuel konkurrence:
- Modtager resultatlisten fra teamet bag den individuelle konkurrence.
- Korriger tiderne efter reglerne for køns og aldersreduktion.
- Opstil en ny resultatliste på grundlag af de korrigerede tider og tildel point.
- Saml pointfordelingen i en samlet oversigt over klubmesterkonkurrencen.
- Publicer løbende placeringen i klubmesterskabet.
- Hent pokalen hjem til gravering inden årsfesten.
- Uddel pokalen til årets klubmester.
I 2017 har Jan Steen været bagmanden bag den samlede klubmester.
Fest for klubbens mestre hos Kommunen
Esbjerg Kommune med borgmesteren i spidsen inviterer en gang om året kommunens mestre til middag og show plus en lille anerkendelse fra det officielle Esbjerg. Det er DM, NM, EM, VM og OL guldmedaljer, som giver adgang til festen. Bortset fra OL-medaljer gælder inviationen også, når man har opnået mesterskabet i sin aldersklasse. Mestrene kan invitere en partner med og klubben kan stille med en frivillig plus partner. Tilbuddet tilfalder altid formanden, som kan vælge en anden frivillig til at repræsentere klubben. Formanden må derfor også selv lave al arbejdet. Klubben kan købe ekstra billetter, hvis der skulle nogen, som er interesseret.
Fremgangsmåden er:
- Kommunen beder formanden om at indsende navne på mestrene i klubben samt i hvilken disciplin, som mesterskabet er opnået.
- Formanden indsender en liste med klubbens mestre.
- Kommunen beder senere om en bekræftelse.
- Formanden sender en bekræftelse.
- Formanden aftale mødetidspunkt med mestrene.
- Fest, hvor klubben giver en glas vin og en vand.
- Dagen efter
- Afregner udlæg med kassereren.
Anerkendelser
Vi har to anerkendelser, som vi uddeler til årsfesten; nemlig årets talent og årets ildsjæl. Hver af anerkendelserne er beskrevet andet sted her på hjemmesiden.
Fremgangsmåden er:
- Teamet bag anerkendelserne indhenter nomineringer til årets anerkendelser.
- Teamet skriver løbende på facebook og hjemmesiden om indstillingerne til anerkendelser.
- Teamet indmelder nomineringerne til bestyrelsen.
- Bestyrelsen vælger på baggrund af nomineringerne hvem, som skal have anerkendelserne.
- Teamet indhenter vandrepokalerne fra sidste år vindere.
- Bestyrelsen sikre gravering.
- Enten overækker teamet eller bestyrelsen anerkendelserne til vinderne til årsfesten.
I 2017 har Anne Johansen stået for anerkendelserne.
Statistik
Vi vil gerne føre en liste med medlemmernes bedste tider på udvalgte distancer og konkurrencer. Det er op til medlemmerne selv at indsende oplysninger om eller dokumentation for opnåede resultater. Teamet bag statistikkerne ajourfører løbende oversigterne.